DanceFlow
Byta system

Flytta er klubb till DanceFlow

Att byta system är det som klubbar bävar för, och det ärliga svaret är att det tar en eftermiddag att sätta upp och ett par veckor med båda systemen parallellt. Den här sidan säger vad som följer med, vad som inte gör det, och hur ni gör det utan en dålig måndag.

Import från kalkylark Kontrolleras innan det sparas Kör parallellt Ingen startavgift

Elever från ditt gamla system

Ändra i kalkylarket

  • Elena Rossi Klart
  • James Carter e-postadressen ser fel ut
  • Maria Lind telefonnumret ser fel ut
  • Tomas Reyes Klart

2 av 4 klara att importera. Resten flaggas innan något sparas, inte efteråt.

Ett exempel med påhittade namn.

Vad det löser

Vad som följer med, och vad som inte gör det

Det gamla sättet Med DanceFlow

  • Det gamla sättet: Elever, familjer och vårdnadshavare

    Med DanceFlow: Importeras från ett kalkylark, med för- och efternamn åtskilda och vårdnadshavare kopplade till sina barn.

  • Det gamla sättet: Pengar som en elev är skyldig

    Med DanceFlow: Importeras som ett ingående saldo: en obetald faktura per elev.

  • Det gamla sättet: Medlemskapstyper och medlemskap

    Med DanceFlow: Importeras, så att återkommande fakturor fortsätter.

  • Det gamla sättet: Paketsaldon och lektionshistorik

    Med DanceFlow: Importeras från ett kalkylark: saldon som förbetalda paket (paketet, lektioner kvar och utgångsdatum), och tidigare lektioner som historik, utan att någon lektion dras.

I praktiken

Två vettiga veckor

  1. Dag 1

    Sätt upp

    Tider, lektionslängder, salar, paket och regler. Lägg till tränare och dela ut deras koder.

  2. Dag 1

    Importera

    Elever och familjer från kalkylarket, och sedan obetalda pengar som ingående fakturor.

  3. Dag 2 till 3

    Saldon

    Importera varje elevs paketsaldo från exporten ur ert gamla system, eller skriv in de få som saknas för hand.

  4. Vecka 1

    Boka framåt

    Nya bokningar läggs in i DanceFlow medan det gamla systemet avslutar de lektioner som redan finns i det.

  5. Vecka 2

    Byt över receptionen

    En lugn dag flyttar receptionen över, och ni bjuder in elever och familjer.

I detalj

Ta med era elever

Exportera era elever från ert nuvarande system som ett kalkylark och importera dem. Kolumner matchas på namn, och varje rad kontrolleras innan något sparas: en felskriven e-postadress eller ett telefonnummer med tre siffror flaggas så att ni kan rätta det, det importeras inte i tysthet.

  • Elever, familjer och vårdnadshavare
  • Paketsaldon, som förbetalda paket
  • Medlemskapstyper och medlemskap
  • Pengar som en elev redan är skyldig, som en ingående faktura
  • Namn delas automatiskt i för- och efternamn

Vad som inte följer med av sig självt

Lektionshistorik följer med från ett kalkylark som historik: tidigare lektioner utan att någon lektion dras och utan att några pengar bokförs. Betalningar stannar i det gamla systemet. Saldon följer också med: varje elevs paket, lektioner kvar och utgångsdatum importeras som förbetalda paket, kontrollerade i en förhandsgranskning först, utan att några pengar bokförs två gånger.

Kör båda, och byt sedan

De flesta klubbar bokar de kommande veckorna i DanceFlow medan det gamla systemet avslutar de pågående, och byter sedan över receptionen en lugn dag. Tränarna behöver bara appen och en kod från klubben.

  • Lägg till tränare, så går de med med en kod
  • Ange era regler, paket och öppettider en gång
  • Bjud in elever och familjer när ni är redo, inte före
Steg för steg

Importen, steg för steg

  1. Exportera från ert nuvarande system

    Vilket kalkylark som helst som har sparats som CSV. Ladda ner vår mall först om ni vill se vilka kolumner vi läser.

  2. Välj vad ni importerar

    Elever, familjer och vårdnadshavare, paketsaldon, obetalda saldon, medlemskapstyper eller medlemskap. Ta eleverna först, eftersom resten matchas mot dem.

  3. Koppla kolumnerna

    Kolumner matchas på namn där det går, och ni väljer resten. Era behöver inte stämma med våra.

  4. Kontrollera förhandsgranskningen

    Varje rad kontrolleras innan något sparas. En felskriven e-postadress eller ett för kort telefonnummer flaggas så att ni kan rätta det, och en befintlig elev känns igen i stället för att bli en dubblett.

  5. Importera, och behåll en historik

    Importhistoriken visar vad som kom in och när.

Frågor

Vanliga frågor

Finns det en startavgift?

Nej. DanceFlow är gratis för klubbar under tidig åtkomst, och hjälp att komma igång ingår.

Hur lång tid tar det?

En eftermiddag för att lägga upp tränare, paket och elever, och en vecka eller två med båda systemen parallellt innan ni byter över.

Behöver våra elever göra något?

Inte förrän ni bjuder in dem. Klubben kan köras i DanceFlow innan en enda elev har loggat in.

Vad händer om vi ändrar oss?

Ägare och admins kan ladda ner hela klubben som en Excel-arbetsbok, elevlistan exporteras till CSV, och de flesta rapporter exporteras till CSV, Excel eller PDF, så era uppgifter är aldrig inlåsta. Konton kan raderas inifrån appen.

Hjälper ni till?

Ja. Hjälp att komma igång ingår, och under tidig åtkomst arbetar vi nära varje klubb som flyttar över. Hör av dig.

En del av samma plattform

DanceFlow är ett system för hela dansvärlden: klubben, den fristående tränaren och tävlingen.

Klubbadministration För tränare Lektionsdagbok
Tidig åtkomst

Prata med oss om att byta

DanceFlow är i tidig åtkomst, och vi arbetar nära de första klubbarna och arrangörerna som använder det.