DanceFlow
För klubbens ägare och ledning

Driv klubben, inte kalkylarket

En ägares vecka är pengar, människor och tid: vem som har betalat, vem som är på väg att sluta komma, vem som tränar vad, och om siffrorna går ihop i slutet av månaden. DanceFlow håller alla tre på ett ställe, så svaren är en blick bort i stället för en kväll.

Paket och saldon Tränarnas lön Förnyelser Elever som glider iväg Uppvisningar Rapporter

Ett exempel med påhittade namn.

Vad det löser

Vad det lyfter av en ägares axlar

Det gamla sättet Med DanceFlow

  • Det gamla sättet: "Har Maria 8 lektioner eller 10?"

    Med DanceFlow: Varje paket räknar ner sig självt när lektioner slutförs, en dubbellektion drar två, och saldot står på hennes profil så att vem som helst i receptionen kan läsa det.

  • Det gamla sättet: Lektioner som har hållits och som ingen har betalat för

    Med DanceFlow: En lektion som hålls utan paket listas som obetald, efter datum. Nästa paket betalar den först, eller så reglerar du den som betald, klubben bjuder, eller inte hållen.

  • Det gamla sättet: Elever som i tysthet slutar komma

    Med DanceFlow: Förnyelser rangordnar vem som behöver ett samtal, och listan över dem som glider iväg visar vem som har tystnat, med en daterad påminnelse om att ringa dem.

  • Det gamla sättet: En kväll varje månad med tränarnas lön

    Med DanceFlow: Räkna fram lön visar varje lektion som har räknats, och varje lektion som den inte kunde prissätta, innan något registreras.

  • Det gamla sättet: En tränare sjukanmäler sig kl. 8

    Med DanceFlow: Hitta vikarie listar de tränare som faktiskt är lediga för varje lektion, lämnar över lektionerna, och ger varje elev besked en gång.

  • Det gamla sättet: Uppvisningens pengar står på ett skrivunderlägg

    Med DanceFlow: Biljetter, gäster och avgifter för nummer finns i en lista med vad som ska betalas, vad som är betalt och vad som fortfarande är obetalt, och den exporteras till ett kalkylark.

I praktiken

En vecka i klubben, med DanceFlow

Inget här är ett särskilt läge. Det är vad skärmarna visar en vanlig vecka.

  1. Måndag morgon

    Hem säger vad som behöver dig

    Obetalda fakturor, bokningsförfrågningar som väntar på svar och olästa meddelanden ligger högst upp, med eventuella anteckningar som är fästa för hela personalen.

  2. Måndag

    Personalmötet har en sida

    En anteckning för veckomötet med fem fasta rubriker som sparas medan du skriver. Uppföljningar får en ansvarig och en bock, och följer med till nästa veckas anteckning.

  3. Tisdag

    Receptionen tar emot betalningar

    Varje betalning registreras per betalsätt under klubbens eget affärsdatum, med vem som tog emot den. Ett misstag makuleras med en anledning och förblir synligt, överstruket.

  4. Onsdag

    Andre är sjuk

    Hans lektioner visas som att de behöver vikarie, med de tränare som är lediga varje tid. Lämna över dem, så får eleverna besked en gång.

  5. Torsdag

    Samtal om förnyelse

    Förnyelser listar vilka som nästan har slut på lektioner eller vars paket snart går ut. En säsongsplan på en elevs profil visar hur många lektioner de behöver före sin nästa tävling, vilket är det ärliga skälet att förnya.

  6. Fredag

    Uppvisningen står i kalendern

    Ett klubbevenemang flaggar de lektioner som det krockar med som att de behöver en ny tid, i stället för att radera dem. Körordningen, svaren på inbjudan och vilka som har betalat för ett nummer finns på evenemanget.

  7. Månadsslut

    Lön och bokföring

    Kör tränarnas lön för perioden, kontrollera lektioner som är betalda men ännu inte hållna, och exportera de rapporter som er revisor ber om till PDF, Excel eller CSV.

I detalj

Varje lektion betald, eller tydligt obetald

Sälj ett paket, så dras varje lektion från det när den hålls. En dubbellektion drar två. En lektion som hålls utan paket visas som obetald på elevens profil, och nästa paket de köper betalar den först. Om en lektion visar sig vara utebliven läggs lektionen tillbaka av sig själv.

  • Betalningar registrerade samma dag, med vem som tog emot var och en
  • Fakturor, och en dagskassa för receptionen
  • Rätta en obetald lektion med ett tryck: betald, klubben bjuder, eller aldrig hållen

Behåll de elever ni redan har

Förnyelser listar de elever vars paket nästan är slut eller snart går ut. Listan över dem som glider iväg visar dem som har tystnat, med en påminnelse om att ringa dem. En elevs säsongsplan visar de lektioner de behöver för att nå sin nästa tävling, vilket är det ärligaste skäl som finns att förnya.

Teamet och bokföringen

Tränare ser sin egen vecka och sina egna elever. Ägare ser hela klubben, tränarnas lön för perioden, uppvisningens körordning och vilka som har betalat för sitt nummer, och en aktivitetslogg över vem som har ändrat vad.

  • Hitta vikarie för en tränare som är ledig, med de lediga tränarna listade
  • Klubbevenemang som flyttar lektioner som krockar i stället för att radera dem
  • Rapporter att skriva ut eller exportera till revisorn
Telefon och reception

På din telefon, och i receptionen

Samma klubb på båda ställena, så en ändring som görs på det ena finns på det andra.

I telefonen

  • iPhone-appen, byggd för mobilen först och inte nedkrympt
  • Widgetarna Nästa lektion och I dag på hemskärmen och låsskärmen
  • Meddelanden, bokningsförfrågningar och schemat mellan lektionerna
  • Hela klubben var du än är, inte bara från kansliet

I receptionen

  • Vilken webbläsare som helst, utan något att installera i receptionen
  • Klubbvy med en kolumn per tränare, och vyn Salar
  • Dra en lektion till en ny tid, och högerklicka för att slutföra eller avboka
  • ⌘K för att hoppa till vilken elev, skärm eller åtgärd som helst
Vem som ser vad

Vem som ser vad

Det avgörs av roller, inte av förtroende. En tränare kan inte råka hamna i klubbens pengar.

Ägare och admins
Hela klubben: varje schema, klubbens summor, tränarnas lön för perioden och aktivitetsloggen över vem som har ändrat vad.
Tränare
Sin egen vecka och sin egen lön, och klubbens elever så att de kan boka dem. Inte klubbens summor och inte andra tränares lön.
Elever
Sitt eget schema, sina paket, fakturor och meddelanden. Framsteg, diplom och sammanfattningar först när ni slår på dem.
Föräldrar och vårdnadshavare
De barn som ni har kopplat dem till, och inget om någon annan.
Fristående tränare i er sal
Deras elever förblir deras. Det ni ser är salhyran som de betalar er.
Kom igång

Kom igång med er klubb

En checklista för uppstart på Hem går igenom de första stegen och bockar av dem allt eftersom.

  1. Skapa klubben

    Ge den ett namn och välj dess webbadress. Ange sedan öppettider per veckodag, lektionslängder, salar, tidszon och era avbokningsregler.

  2. Lägg till era tränare

    Varje tränare får en åtkomstkod på tio tecken, som går att läsa upp i telefon utan de bokstäver som blandas ihop. Du ser eller väljer aldrig någons lösenord.

  3. Flytta över er elevlista

    Importera elever, familjer, paketsaldon och obetalda pengar från ett kalkylark, eller lägg till dem för hand. Vad en flytt innebär.

  4. Lägg upp paket och medlemskap

    Ett paket är ett antal, ett pris, en valfri giltighetstid och vad det får användas till. Ett medlemskap är ett återkommande pris som skapar fakturor.

  5. Bjud in eleverna när ni är redo

    Klubben kan köras i DanceFlow innan en enda elev har loggat in. Elever och familjer går med med sina egna koder.

Frågor

Vanliga frågor

Kan jag se vem som tog emot en betalning?

Ja. Varje försäljning och betalning sparar personen som tog emot den, och makuleringar sparar vem som makulerade och varför.

Ser tränarna klubbens pengar?

Nej. Tränare ser sina egna lektioner, elever och sin lön. Klubbens summor, andra tränares lön och aktivitetsloggen är för ägare och admins.

Vi har fler än en klubb. Fungerar det?

En tränare kan arbeta i flera klubbar med ett konto. Varje klubb har sina egna elever, pengar och inställningar.

Kan eleverna betala online?

Där klubben kopplar sitt eget Stripe-konto, ja, och pengarna går till klubben utan att DanceFlow tar något. Utan Stripe ser eleverna er betalningsinformation och ett sätt att skriva till er.

Skickar DanceFlow påminnelser med e-post eller sms?

Ja, och de är avstängda tills ni slår på dem. Lektionspåminnelser går med e-post eller sms, 24 eller 2 timmar före, och besked går med e-post när en lektion bokas, flyttas eller avbokas. En klubb slår på var och en i Inställningar, under Meddelanden, och sms går bara till dem som har godkänt det.

Vilka rapporter finns?

Dagskassa, personalrapporten, marknadsföringsrapporten, förnyelser, närvaro, lektioner som är betalda men ännu inte hållna, fordringar efter ålder, och aktivitetsloggen, bland andra. De flesta rapporter exporteras till PDF, Excel eller CSV.

Vi har två lokaler. Kan de dela ett konto?

Inte än. Fler än en lokal i ett och samma klubbkonto står på listan över det som inte är byggt. En tränare som arbetar i två klubbar kan använda en inloggning för båda.

En del av samma plattform

DanceFlow är ett system för hela dansvärlden: klubben, den fristående tränaren och tävlingen.

Klubbadministration Säsongsplanering Byta till DanceFlow
Tidig åtkomst

Se det för er klubb

DanceFlow är i tidig åtkomst, och vi arbetar nära de första klubbarna och arrangörerna som använder det.