Integritetspolicy

1. Vilka vi är och vems uppgifter det gäller

DanceFlow (”vi”, ”oss”) tillhandahåller DanceFlow, en programvara som dansklubbar, fristående tränare och tävlingsarrangörer använder för att sköta lektioner, elever, scheman, paket, betalningar, registrering, underskrivna avtal, meddelanden och tävlingar. Den här policyn förklarar hur personuppgifter hanteras när du använder DanceFlow på webben, i vår iOS-app eller på Apple Watch, och när du besöker danceflow.io.

Vem som bestämmer över dina uppgifter beror på vems uppgifter det är:

• Din inloggning (vi är personuppgiftsansvariga). När du skapar en DanceFlow-inloggning, som klubbägare, personal, tränare, elev, förälder, arrangör eller domare, bestämmer vi hur dina inloggningsuppgifter hanteras, och den här policyn gäller oss direkt.
• En klubbs register (klubben är personuppgiftsansvarig, vi är dess personuppgiftsbiträde). Elever, familjer, lektioner, betalningar, registreringssvar och underskrivna dokument är klubbens register. Klubben bestämmer vad som samlas in och varför, och vi behandlar uppgifterna enbart för att tillhandahålla tjänsten, på klubbens instruktioner och enligt vårt avtal med den. Om du dansar eller undervisar i en klubb ska du i första hand fråga klubben om dina uppgifter. Vi hjälper den att svara dig.
• Tävlingar (arrangören är personuppgiftsansvarig). Anmälningar, heat, bedömningar och resultat i en tävling är arrangörens register, som vi behandlar för arrangörens räkning. Resultat som en arrangör publicerar behandlas i avsnitt 8.

2. Uppgifter vi samlar in

Beroende på hur du använder DanceFlow behandlar vi:

• Konto och profil: namn, e-postadress, telefonnummer, ett lösenord som enbart lagras som en säker hash hos vår inloggningsleverantör, din roll i varje klubb eller tävling, språk, tidszon, val för notiser och ett frivilligt profilfoto.
• Uppgifter om klubbar och tränare: klubbens namn, juridiska namn, adress, telefon, tidszon, logotyp, profilering och inställningar; en tränares namn, kontaktuppgifter, presentation, foto, kvalifikationer, priser, tillgänglighet och löneuppgifter.
• Elevuppgifter som en klubb för: namn, kontaktuppgifter, adress, födelsedatum, nivå, mål och erfarenhet, närvaro och lektionshistorik, paket och saldon, partner och par, familjekopplingar, personalens anteckningar, svar på klubbens egna frågor och alla andra uppgifter som klubben väljer att registrera, till exempel kön eller pronomen.
• Barn och familjer: för en elev som är yngre än klubbens myndighetsålder: en förälders eller vårdnadshavares namn, e-post, telefon och relation, familjen som barnet tillhör och en nödkontakt.
• Anteckningar om hälsa och tillgänglighet: enbart om en klubb, en dansare eller en förälder registrerar dem: allergier, sjukdomstillstånd, medicinering, skador, anpassningar eller svar på en klubbs egna hälsofrågor. Se avsnitt 5.
• Registrering och anmälan: det som en person fyller i när hen anmäler sig till en klubb utan konto. Se avsnitt 3.
• Underskrivna ansvarsfriskrivningar och avtal: den underskrivna texten och de bevis som sparas med den. Se avsnitt 4.
• Förfrågningar och bokningar från en klubbs offentliga sidor: namn, kontaktuppgifter, meddelandet, danser och erfarenhet, hur personen hörde talas om klubben och kampanjtaggarna (UTM) i länken som förde dem dit.
• Lektioner och scheman: bokningar, bokningsförfrågningar, gruppträningar, klubbevenemang, salar och golv, närvaro, lektionsanteckningar, betyg och feedback.
• Betalningar och fakturor: fakturor, betalningar, återbetalningar, paket, medlemskap och betalningsplaner samt deras status. För ett sparat kort behåller vi bara kortmärket, de fyra sista siffrorna och utgångsdatumet som Stripe lämnar tillbaka. Kortnummer skrivs in på Stripes egen betalningssida, och vi tar aldrig emot eller lagrar dem.
• Tävlingar: anmälningar, partner, klubb och tränare, startnummer, heat och scheman, domarnas bedömningar, resultat, tävlingsanmälningar via en klubb och deras priser samt funktionärers namn och kontaktuppgifter.
• Meddelanden: chattar och gruppchattar med bilderna som bifogats, utskick, e-post och sms som skickas via DanceFlow och om de levererades, ditt samtycke till sms och eventuella STOP-svar, samt allt du skickar till oss via kontaktformuläret.
• Kalenderlänkar: din privata kalenderlänk och när den senast hämtades. Se avsnitt 9.
• Enhet, säkerhet och diagnostik: din enhets token för pushnotiser, appversionen och om du använder webben eller iOS-appen, IP-adresser och typ av webbläsare eller enhet som sparas med en underskrift eller ett anmälningsförsök, klubbens aktivitetslogg över vilken person i personalen som ändrade vilken post och när, våra driftleverantörers loggar över anrop, samt kraschrapporter (avsnitt 6).
• Hur en klubb hittade DanceFlow: när du först öppnar vår webbplats noterar vi, enbart i din webbläsare, kampanjtaggarna (UTM) i länken du följde, domänen på webbplatsen som länkade till dig och sidan du öppnade. Ingenting skickas till oss i det läget. Om du senare skapar en inloggning eller en klubb sparas anteckningen tillsammans med den, och för en klubb även det system ägaren uppger att den använde tidigare. Vi använder den för att förstå var klubbar kommer ifrån. Vi använder den inte för att följa dig mellan webbplatser, en tagg som liknar en e-postadress eller ett telefonnummer kastas, och ingen klubb kan läsa den. Ingenting noteras när din webbläsare skickar signalen Global Privacy Control eller Do Not Track.
• Kakor och lagring på din enhet: din inloggningssession, ditt språk, ditt tema och liknande val, det appen sparar på din enhet för att fungera offline, och anteckningen ovan om hur du först nådde vår webbplats. Vi använder inga reklam- eller sidoöverskridande spårningskakor.

3. Registrering och anmälan hos en klubb

En klubb kan låta personer anmäla sig utan ett DanceFlow-konto: i receptionen, på en iPad i kioskläge eller på klubbens offentliga registreringssida. Beroende på vad klubben frågar om samlar formuläret in personens namn, e-post, telefon, födelsedatum och nödkontakt, en förälders eller vårdnadshavares uppgifter för ett barn, svaren på klubbens egna frågor och uppgifter om två personer när ett par anmäler sig tillsammans.

Om klubben redan har en post om personen, till exempel från en förfrågan eller en bokad första lektion, och namnet och e-postadressen eller telefonnumret stämmer överens, kompletterar anmälan den posten i stället för att skapa en andra. Den fyller i uppgifter som saknas och ändrar aldrig det namn eller den adress som redan finns.

För att förhindra missbruk sparar vi en uppgift om varje anmälningsförsök, med klubben, e-postadressen och IP-adressen, i ett dygn, och vi begränsar hur många anmälningar som kan komma från en adress.

En anmälan skapar en DanceFlow-inloggning bara om klubben erbjuder en och personen ber om det. För ett barn ges inloggningen till föräldern eller vårdnadshavaren, aldrig till barnet.

4. Elektroniska underskrifter och underskrivna dokument

En klubb kan be dig skriva under en ansvarsfriskrivning, ett paket- eller medlemsavtal eller villkoren för en tävling i DanceFlow, genom att skriva ditt namn, rita din underskrift eller båda. En förälder eller vårdnadshavare skriver under för ett barn. Innan du skriver under ombeds du godkänna att dokumentet skrivs under och sparas elektroniskt.

För att en underskrift ska kunna styrkas i efterhand sparar vi följande med varje underskrivet dokument:

• hela texten du skrev under, ett fingeravtryck (hash) av texten och dess version, samt översättningen du läste om klubben tillhandahöll en
• ditt namn, personen du skrev under för och din relation till den personen
• datum och klockslag för underskriften, och tidszonen den visas i
• din IP-adress och din enhet eller webbläsare (user agent)
• din ritade underskrift eller ditt skrivna namn, och skärmens språk
• de försäkringar du kryssade i, till exempel att du godkänner villkoren, att du godkänner elektronisk underskrift och, för en förälder, att du är barnets förälder eller vårdnadshavare
• hur det skrevs under (kiosk, webbsida, reception eller app) och vilken person i personalen som lade fram det
• klubbens juridiska namn och adress vid tillfället

Ett underskrivet dokument kan inte ändras eller raderas av klubben. Det sparas så länge klubbens konto finns, även efter att en elev har lämnat elevlistan, eftersom det är klubbens juridiska dokumentation. Om du raderar ditt DanceFlow-konto rensas IP-adressen och enhetsuppgifterna i de dokument du har skrivit under. Den underskrivna texten, namnen och datumet finns kvar.

När du skriver under skickas en kopia till dig med e-post om klubben har det påslaget (det är på om klubben inte stänger av det), och du kan när som helst läsa dina egna och dina barns underskrivna dokument i appen. Klubbens ägare och den personal som klubben väljer kan också läsa dem.

5. Hälsouppgifter och barn

Vissa uppgifter som en klubb, en dansare eller en förälder kan registrera är känsliga: allergier, sjukdomstillstånd, medicinering, skador, anpassningar vid en funktionsnedsättning eller svar på en klubbs egna hälsofrågor. De är frivilliga och läggs in av klubben, dansaren eller dansarens förälder. De syns för klubbens personal och, för ett barn, för barnets förälder eller vårdnadshavare, och vi behandlar dem enbart för att tillhandahålla tjänsten åt klubben. Vi använder dem aldrig till något annat.

DanceFlow riktar sig inte till barn. Ett barns uppgifter läggs in av klubben eller av en förälder eller vårdnadshavare, en förälder eller vårdnadshavare skriver under för barnets räkning, och när ett barn registreras på nätet med en inloggning tillhör inloggningen föräldern eller vårdnadshavaren. Vi tillåter inte medvetet att ett barn under 13 år (eller den lägsta åldern där barnet bor) skapar ett konto, och vi samlar inte medvetet in personuppgifter direkt från ett sådant barn. Om du tror att ett barn har lämnat personuppgifter direkt till oss, kontakta oss, så raderar vi dem.

Klubbarna ansvarar för att ha en rättslig grund och de samtycken som krävs, inklusive en förälders samtycke för ett barn, innan de registrerar sådana uppgifter.

6. Hur vi använder uppgifter

Vi använder personuppgifter för att:

• Tillhandahålla tjänsten: scheman, bokningar, paket, saldon, närvaro, fakturor, registrering, underskrivna dokument, meddelanden och tävlingar
• Behandla betalningar till klubbar via Stripe
• Skicka de meddelanden som du eller din klubb väljer, till exempel påminnelser, bekräftelser, kvitton, kopior av underskrivna dokument, utskick och sammanfattningar, via e-post, sms och pushnotis
• Hålla tjänsten säker, förhindra bedrägeri och missbruk, och begränsa automatiserade anmälningar
• Hitta och rätta problem, med hjälp av våra egna kraschrapporter
• Ge support och besvara dina förfrågningar
• Följa lagen och upprätthålla våra villkor

Kraschrapporter. När en skärm slutar fungera skickar appen en kort rapport till oss: felmeddelandet, var i koden det hände, sidan, appversionen och om det var webben eller iOS-appen. E-postadresser, telefonnummer, långa nummer, id:n och nycklar tas bort innan rapporten lämnar din enhet och en gång till på vår server. Den lagras med ditt konto och din klubb, så att klubbens ägare kan se problem på klubbens enheter, och den raderas efter 30 dagar. Vi använder ingen tredjepartstjänst för kraschrapportering eller analys.

Vi säljer inte personuppgifter och delar dem inte för beteendebaserad reklam över olika sammanhang, vi visar ingen reklam, och vi spårar dig inte i andra företags appar eller på deras webbplatser. Vi skickar inte dina uppgifter till leverantörer av AI-modeller och använder dem inte för att träna AI-modeller.

7. Rättsliga grunder (EES och Storbritannien)

Där GDPR eller brittiska GDPR gäller och vi agerar som personuppgiftsansvariga stöder vi oss på: fullgörande av avtal (för att tillhandahålla ditt konto och tjänsten); våra berättigade intressen (för att skydda tjänsten, förhindra missbruk, rätta krascher och ge dig support); ditt samtycke där vi ber om det (till exempel sms och pushnotiser); och fullgörande av rättsliga förpliktelser. Där vi agerar som personuppgiftsbiträde ansvarar klubben eller tävlingsarrangören för den rättsliga grunden.

8. Hur vi delar uppgifter, och våra underbiträden

Vi delar personuppgifter enbart i den mån det behövs för att driva tjänsten:

• Inom din klubb: ägare, personal och tränare ser det som deras roll och klubbens inställningar tillåter, och en förälder ser sina egna barns uppgifter.
• Inom en tävling: arrangörer, domare och scrutineers ser anmälningarna och bedömningarna i sin tävling.
• Underbiträden: leverantörer som behandlar uppgifter för vår räkning enligt avtal:
  • Supabase · Databas, inloggning, fillagring och serverfunktioner, med drift i USA
  • Netlify · Drift av webbplatsen och webbappen
  • Stripe · Kortbetalningar från elever och familjer till deras klubb, via klubbens eget Stripe-konto
  • Resend · Utskick av e-post
  • Twilio · Utskick av sms och mottagning av STOP-svar
  • Apple · Pushnotiser till iPhone, iPad och Apple Watch (Apple Push Notification service)
  • Pushtjänster för webben · Notiser i en webbläsare, om du slår på dem där, levererade av webbläsarens egen pushtjänst (till exempel Google, Mozilla eller Apple)
• Offentliga sidor: en klubb kan publicera boknings- och registreringssidor som visar tränarnas namn, foton och presentationer. En tävlingsarrangör kan publicera resultat på en offentlig länk. Varje dansare kan dölja sitt namn i offentliga resultat i appen. Placeringen står kvar så att ingen annans placering ändras, och en klubb kan dölja en dansares namn men aldrig visa det igen när det väl är dolt.
• Lag och säkerhet: där lagen kräver det, eller för att skydda användares eller allmänhetens rättigheter, egendom eller säkerhet.
• Verksamhetsöverlåtelser: i samband med en fusion, ett förvärv eller en försäljning av tillgångar, med förbehåll för den här policyn.

9. Länkar för kalenderprenumeration

Du kan prenumerera på ditt DanceFlow-schema i Apple Kalender, Google Kalender, Outlook eller en annan kalenderapp. Varje person får en privat länk som innehåller en lång slumpmässig nyckel. Din kalenderleverantörs servrar hämtar länken enligt sitt eget schema, ofta en gång i timmen, och tar emot det som din kalender visar: tider för lektioner och gruppträningar, namn på tränare, elever eller partner, salar, klubbevenemang samt pass och heat på tävlingar. Kopian som de hämtar lagras sedan hos din kalenderleverantör enligt dess egna integritetsvillkor. Vi registrerar när länken senast hämtades.

Alla som har länken kan läsa den kalendern, så håll den privat. Du kan återställa länken (den gamla slutar fungera direkt) eller stänga av den där du satte upp den i appen, under Inställningar eller i din profil. En klubb bestämmer vilken personal som får prenumerera på hela klubbens schema och hur namn visas i det.

10. Lagringstid och radering

Vi sparar personuppgifter så länge kontot eller klubbens register som de tillhör finns. En klubb bestämmer hur länge den sparar sina egna register.

• Radera ditt konto: välj Radera konto i appen, under Inställningar eller i din profil. Det tar bort din inloggning och rensar dina personuppgifter från varje post som är du: kontaktuppgifter, födelsedatum, nödkontakter och vårdnadshavare, hälsoanteckningar och personalens anteckningar, foton, pushtoken och notiser. Ditt namn i en klubbs elevpost ersätts med ”Raderad elev” och ditt namn i publicerade resultat med ”Dolt”. Om du äger en klubb ska du först lämna över den till en annan ägare. Om ingen kan ta över den, skriv till oss, så stänger vi den.
• Vad som sparas: poster som en klubb behöver för sin bokföring och sina rättsliga skyldigheter, utan dina kontaktuppgifter: fakturor, betalningar och betalningsboken (som inte kan ändras), paket, lektioner som har ägt rum och underskrivna dokument (avsnitt 4). En tränare som har undervisat eller fått betalt står kvar med namn i de posterna.
• Vad en klubb kan radera: en klubb kan ta bort en elev från sin elevlista, och klubbens ägare kan rensa tidigare elevers kontaktuppgifter efter en tid som klubben väljer.
• Kortlivade uppgifter: kraschrapporter raderas efter 30 dagar, och uppgifter om anmälningsförsök efter ett dygn.
• Säkerhetskopior: vi har för närvarande inga separata säkerhetskopior av databasen som vi kan återställa från, så raderade uppgifter finns inte kvar i säkerhetskopior. Om det ändras kommer det här avsnittet att ange hur länge raderade uppgifter kan finnas kvar i dem.

11. Dina rättigheter och val

Beroende på var du bor kan du ha rätt att få tillgång till, rätta, radera eller exportera dina personuppgifter, att invända mot eller begränsa viss behandling, att återkalla samtycke och att klaga hos din lokala dataskyddsmyndighet.

I appen kan du ändra dina notisinställningar, dölja ditt namn i offentliga tävlingsresultat, återställa eller stänga av din kalenderlänk och radera ditt konto. Du kan stoppa sms genom att svara STOP och avregistrera dig från e-post med länken i varje mejl.

Boende i Kalifornien. Under de senaste 12 månaderna har vi samlat in de kategorier som beskrivs i avsnitt 2: identifierare (till exempel namn, e-post, telefon, konto-id och IP-adress); kunduppgifter och ekonomisk information (till exempel adress, fakturor, betalningar samt ett korts märke och fyra sista siffror); kännetecken för skyddade kategorier där en klubb registrerar dem (till exempel ålder, kön eller en anpassning vid funktionsnedsättning); kommersiell information (paket och köp); internetaktivitet begränsad till säkerhetsloggar och kraschrapporter; känsliga personuppgifter (din inloggning och eventuella hälsoanteckningar); och andra uppgifter som du eller din klubb lämnar. Vi samlar in dem för ändamålen i avsnitt 6 och lämnar ut dem enbart till mottagarna i avsnitt 8. Vi säljer eller delar inte personuppgifter, och vi använder känsliga personuppgifter enbart för att tillhandahålla tjänsten. Du kan begära att få veta, radera eller rätta dina uppgifter och använda ett behörigt ombud, och du behandlas inte annorlunda för att du gör det.

För att utöva dessa rättigheter kontaktar du oss med knappen Mejla oss i slutet av den här policyn. Om dina uppgifter har lämnats av en klubb eller en tävlingsarrangör skickar vi din begäran vidare till dem som personuppgiftsansvariga, eller agerar på deras instruktioner.

12. Säkerhet

Vi tillämpar tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder, bland annat:

• Kryptering av uppgifter under överföring med TLS
• Kryptering i vila genom vår molninfrastruktur (Supabase)
• Åtkomstregler på radnivå i databasen, så att varje person bara når det som rollen tillåter
• Lösenord som enbart lagras som säkra hashar, och åtkomst för personal enligt principen om lägsta behörighet
• Underskrivna dokument som inte kan ändras, vart och ett med ett fingeravtryck (hash) av den underskrivna texten
• Kraschrapporter där personuppgifter tas bort innan de skickas

Ingen metod för överföring eller lagring är helt säker, men vi arbetar för att skydda dina uppgifter och för att underrätta dig och berörda myndigheter om incidenter där lagen kräver det.

13. Internationella överföringar av uppgifter

Vår databas och våra servrar finns i USA, och våra underbiträden kan behandla uppgifter i USA och andra länder. När uppgifter överförs från EES, Storbritannien eller Schweiz stöder vi oss på lämpliga skyddsåtgärder, till exempel Europeiska kommissionens standardavtalsklausuler.

14. iOS-appen, Apple Watch och App Store

iOS-appen samlar in samma kategorier av uppgifter som webbappen. Dessutom gäller följande:

• Pushnotiser levereras via Apple bara om du tillåter dem, och du kan när som helst stänga av dem i iOS-inställningarna.
• Kameran och bildbiblioteket används bara när du väljer att ta eller bifoga en bild, till exempel ett profilfoto, en bild i ett meddelande eller utskick, eller en klubblogotyp.
• Widgetar, Live-aktiviteter och Apple Watch-appen visar dina lektioner från en kopia som sparas på din enhet. Watch-appen kontaktar våra servrar som du för att markera en lektion som slutförd eller lägga till en anteckning.
• Appen använder inte din plats, dina kontakter, data från Apple Hälsa eller mikrofonen.
• Vi använder inte ramverket App Tracking Transparency eftersom vi inte spårar dig, och appen innehåller inga SDK:er för reklam eller analys.
• Du kan radera ditt konto i appen, enligt beskrivningen i avsnitt 10.

15. Ändringar i den här policyn

Vi kan uppdatera den här policyn då och då. Vi lägger ut den uppdaterade versionen här och ändrar datumet vid ”Senast uppdaterad”, och vi informerar ytterligare där lagen kräver det.

16. Kontakta oss

För frågor om integritet eller för att utöva dina rättigheter använder du knappen Mejla oss nedan.

Vi strävar efter att besvara förfrågningar om integritet inom 30 dagar.