1. Vem är vem
Den här mallen gäller mellan en klubb som använder DanceFlow och DanceFlow (”vi”, ”oss”).
För de uppgifter en klubb för om sina elever, familjer, tränare och personal bestämmer klubben varför och hur de används. Enligt dataskyddsreglerna är klubben personuppgiftsansvarig och DanceFlow är dess personuppgiftsbiträde: DanceFlow hanterar uppgifterna för klubbens räkning och enligt dess instruktioner.
För en persons eget konto (inloggning, språk och enheter) är DanceFlow personuppgiftsansvarig. Det omfattas av Integritet.
2. Vad som behandlas, och varför
Det en klubb lägger in i DanceFlow, eller det som dess elever och familjer skriver in åt den:
- Personer: elever, föräldrar och vårdnadshavare, tränare och personal, och personer som frågar om lektioner.
- Uppgifter: namn och kontaktuppgifter, födelsedatum där klubben registrerar dem, lektioner och närvaro, paket, fakturor och betalningsposter, undertecknade ansvarsfriskrivningar och avtal, meddelanden, foton samt tävlingsanmälningar och resultat.
- Hälso- eller medicinska anteckningar bara om klubben väljer att skriva dem. DanceFlow ber inte om dem.
- Ändamål: att sköta klubbens schema, fakturering, register och kommunikation. Inget annat.
- Hur länge: så länge klubben använder DanceFlow, och tills den raderar uppgifterna eller ber om att de raderas.
3. Vad DanceFlow åtar sig
När DanceFlow hanterar en klubbs uppgifter gäller att DanceFlow:
- bara agerar på klubbens instruktioner, vilket är det klubben gör i appen och det den ber om skriftligen,
- håller uppgifterna konfidentiella och begränsar åtkomsten till de personer som behöver den för att driva och supportera tjänsten,
- inte säljer dem, inte använder dem för reklam och inte använder dem för att träna AI-modeller,
- hjälper klubben att besvara förfrågningar från de personer uppgifterna gäller, och frågor från en tillsynsmyndighet, så långt programvaran tillåter.
4. Säkerhet
Åtgärderna som finns på plats i dag, var och en möjlig att kontrollera, beskrivs på sidan Förtroende.
- Anslutningar krypteras med TLS, och lagrade uppgifter krypteras i vila av driftleverantören.
- Databasen kontrollerar vid varje läsning vem som får läsa varje post, så en klubb kan inte nå en annans, och varje roll ser bara sin egen del.
- Kortnummer skrivs in på Stripes egen sida och når aldrig DanceFlow.
- Offentliga sidor har begränsad hastighet, uppladdningar är begränsade till bilder i uppladdarens egen mapp, och utskick har ett dagligt tak.
- Det finns ingen SOC 2- eller ISO 27001-certifiering och ingen rapport från penetrationstest att dela.
5. Underbiträden
DanceFlow använder andra företag för att drifta och leverera tjänsten. De listas, med vad var och en gör och när den används, på sidan Underbiträden.
Ett nytt underbiträde läggs till på den sidan innan det används. En klubb som invänder kan skriva till oss, och kan sluta använda tjänsten och ta med sig sina uppgifter.
6. Människors rättigheter
Verktygen en klubb har för att besvara en begäran från en elev, en förälder eller en tränare:
- En kopia: en ägare eller admin kan ladda ner allt klubben har om en elev eller en familj, som arbetsbok eller JSON.
- Deras egen kopia: en elev, och en förälder för sina barn, kan ladda ner sina egna uppgifter från sin profil, om inte klubben har stängt av det.
- Rättelse: klubben ändrar posten, och personer kan ändra sina egna uppgifter.
- Radering: vem som helst kan radera sitt eget konto i appen. Deras personuppgifter, foton och namn i aktivitetsloggen tas bort. Betalningsposter och undertecknade dokument blir kvar, eftersom de är klubbens rättsliga handlingar.
- För allt appen inte kan göra skriver klubben till oss och en person svarar.
7. Om något går fel
Om DanceFlow får kännedom om ett säkerhetsintrång som berör en klubbs uppgifter meddelar DanceFlow klubben utan onödigt dröjsmål, med det som är känt: vad som hänt, vilka uppgifter och vad som görs.
Att informera de berörda och en eventuell tillsynsmyndighet är klubbens beslut som personuppgiftsansvarig. DanceFlow hjälper till med fakta.
8. Var uppgifterna finns, och överföringar
En klubbs uppgifter lagras i USA. För en klubb i Europeiska unionen, Europeiska ekonomiska samarbetsområdet eller Storbritannien är det en överföring av personuppgifter till ett annat land.
De standardavtalsklausuler som vanligtvis täcker en sådan överföring måste undertecknas av ett registrerat företag. DanceFlow har inget än, så de klausulerna finns inte på plats i dag. Ta hänsyn till det i din egen bedömning innan du lägger personuppgifter från de länderna i DanceFlow.
9. Att lämna, radering och säkerhetskopior
En klubb kan ta med sina uppgifter när som helst: hela klubben i en arbetsbok eller som JSON, från Inställningar.
En klubb stängs genom att du skriver till oss. Vi raderar dess poster och meddelar när det är gjort.
Det finns inga återställningsbara säkerhetskopior av databasen i dag. Din egen nedladdning är kopian att spara. Den här raden ändras när säkerhetskopior finns på plats.
10. Att använda den här mallen
Granska den mot dina egna skyldigheter. Om din klubb behöver detta skriftligt mellan oss, eller behöver andra villkor, skriv till oss.
Om den här mallen och användarvillkoren säger olika saker om en klubbs uppgifter gäller användarvillkoren tills något annat har avtalats skriftligen.
Vi strävar efter att besvara förfrågningar om integritet inom 30 dagar.