1. Chi è chi
Questo modello riguarda uno studio che usa DanceFlow e DanceFlow («noi», «noi»).
Per i dati che uno studio conserva su allievi, famiglie, insegnanti e personale, è lo studio a decidere perché e come vengono usati. In termini di protezione dei dati lo studio è il titolare del trattamento e DanceFlow il suo responsabile: DanceFlow tratta quei dati per lo studio e secondo le sue istruzioni.
Per l’account personale di ciascuno (accesso, lingua, dispositivi) il titolare è DanceFlow. Se ne parla nella pagina Privacy.
2. Cosa viene trattato, e perché
Ciò che uno studio inserisce in DanceFlow, o che i suoi allievi e le famiglie inseriscono per lo studio:
- Persone: allievi, genitori e tutori, insegnanti e personale, e chi chiede informazioni sulle lezioni.
- Dati: nomi e recapiti, date di nascita se lo studio le registra, lezioni e presenze, pacchetti, fatture e registrazioni dei pagamenti, liberatorie e contratti firmati, messaggi, foto, iscrizioni alle gare e risultati.
- Note sulla salute solo se lo studio sceglie di scriverle. DanceFlow non le chiede.
- Finalità: gestire orari, fatturazione, registri e comunicazioni dello studio. Nient’altro.
- Per quanto tempo: finché lo studio usa DanceFlow, e finché non elimina i dati o ne chiede l’eliminazione.
3. Gli impegni di DanceFlow
Nel trattare i dati di uno studio, DanceFlow:
- agisce solo su istruzione dello studio, cioè in base a ciò che lo studio fa nell’app e a ciò che chiede per iscritto;
- li mantiene riservati e limita l’accesso a chi ne ha bisogno per far funzionare e assistere il servizio;
- non li vende, non li usa per la pubblicità e non li usa per addestrare modelli di IA;
- aiuta lo studio a rispondere alle richieste delle persone a cui i dati si riferiscono, e alle domande di un’autorità, per quanto il software lo consente.
4. Sicurezza
Le misure in vigore oggi, ciascuna verificabile, sono descritte nella pagina Fiducia.
- Le connessioni sono cifrate con TLS, e i dati archiviati sono cifrati a riposo dal fornitore di hosting.
- Il database controlla a ogni lettura chi può leggere ciascun dato, così uno studio non può raggiungere quelli di un altro e ogni ruolo vede solo la propria parte.
- I numeri di carta vengono digitati nella pagina di Stripe e non arrivano mai a DanceFlow.
- Le pagine pubbliche hanno un limite di richieste, si possono caricare solo immagini nella propria cartella, e gli invii hanno un tetto giornaliero.
- Non c’è una certificazione SOC 2 o ISO 27001, né un rapporto di penetration test da condividere.
5. Sub-responsabili
DanceFlow si serve di altre aziende per ospitare ed erogare il servizio. Sono elencate, con ciò che fa ciascuna e quando viene usata, nella pagina Sub-responsabili.
Un nuovo sub-responsabile viene aggiunto a quella pagina prima di essere usato. Uno studio che si oppone può scriverci, e può smettere di usare il servizio portando con sé i propri dati.
6. I diritti delle persone
Gli strumenti che uno studio ha per rispondere alla richiesta di un allievo, di un genitore o di un insegnante:
- Una copia: un titolare o un amministratore può scaricare tutto ciò che lo studio conserva su un allievo o su una famiglia, come cartella Excel o come JSON.
- La propria copia: un allievo, e un genitore per i suoi figli, può scaricare i propri dati dal profilo, a meno che lo studio non l’abbia disattivato.
- Rettifica: lo studio modifica la scheda, e le persone possono modificare i propri dati.
- Cancellazione: chiunque può eliminare il proprio account nell’app. I suoi dati personali, le sue foto e il suo nome nel registro attività vengono rimossi. Le registrazioni dei pagamenti e i documenti firmati restano, perché sono documenti legali dello studio.
- Per ciò che l’app non può fare, lo studio ci scrive e risponde una persona.
7. Se qualcosa va storto
Se DanceFlow viene a conoscenza di una violazione della sicurezza che riguarda i dati di uno studio, lo comunica allo studio senza ingiustificato ritardo, con ciò che si sa: cosa è successo, quali dati, e cosa si sta facendo.
Informare le persone coinvolte e un’eventuale autorità è una decisione dello studio in quanto titolare. DanceFlow aiuta con i fatti.
8. Dove sono i dati, e i trasferimenti
I dati di uno studio sono conservati negli Stati Uniti. Per uno studio nell’Unione europea, nello Spazio economico europeo o nel Regno Unito, si tratta di un trasferimento di dati personali verso un altro paese.
Le clausole contrattuali tipo che di solito coprono un trasferimento del genere devono essere firmate da una società registrata. DanceFlow non ne ha ancora una, quindi oggi quelle clausole non sono in vigore. Tienine conto nella tua valutazione prima di inserire in DanceFlow dati personali provenienti da quei paesi.
9. Andarsene, cancellazione e backup
Uno studio può portare via i propri dati in qualsiasi momento: l’intero studio in una cartella Excel o come JSON, dalle Impostazioni.
Per chiudere uno studio basta scriverci. Eliminiamo i suoi dati e vi avvisiamo quando è fatto.
Oggi non esistono backup ripristinabili del database. Il file che scarichi tu è la copia da conservare. Questa riga cambierà quando i backup saranno attivi.
10. Usare questo modello
Verificalo rispetto ai tuoi obblighi. Se al tuo studio serve averlo per iscritto tra noi, o servono condizioni diverse, scrivici.
Se questo modello e i Termini di utilizzo dicono cose diverse sui dati di uno studio, valgono i Termini di utilizzo finché non si concorda altro per iscritto.
Puntiamo a rispondere alle richieste sulla privacy entro 30 giorni.