1. Quién es quién
Esta plantilla es entre un estudio que usa DanceFlow y DanceFlow («nosotros», «nosotros»).
Sobre los registros que un estudio mantiene de sus alumnos, familias, profesores y personal, es el estudio quien decide para qué y cómo se usan. En términos de protección de datos, el estudio es el responsable del tratamiento y DanceFlow su encargado: DanceFlow trata esos datos para el estudio y siguiendo sus instrucciones.
Para la cuenta propia de cada persona (inicio de sesión, idioma y dispositivos), el responsable es DanceFlow. De eso trata la página Privacidad.
2. Qué se trata y para qué
Lo que un estudio introduce en DanceFlow, o lo que sus alumnos y familias introducen para él:
- Personas: alumnos, padres y tutores, profesores y personal, y quienes preguntan por las clases.
- Datos: nombres y datos de contacto, fechas de nacimiento si el estudio las registra, clases y asistencia, paquetes, facturas y registros de pagos, exenciones y contratos firmados, mensajes, fotos e inscripciones y resultados de competición.
- Notas de salud solo si el estudio decide escribirlas. DanceFlow no las pide.
- Finalidad: gestionar los horarios, la facturación, los registros y la comunicación del estudio. Nada más.
- Durante cuánto tiempo: mientras el estudio use DanceFlow, y hasta que borre los datos o pida que se borren.
3. A qué se compromete DanceFlow
Al tratar los datos de un estudio, DanceFlow:
- actúa solo siguiendo las instrucciones del estudio, que son lo que el estudio hace en la app y lo que pide por escrito;
- los mantiene confidenciales y limita el acceso a quienes lo necesitan para operar y dar soporte al servicio;
- no los vende, no los usa para publicidad y no los usa para entrenar modelos de IA;
- ayuda al estudio a responder a las solicitudes de las personas a las que se refieren los datos, y a las preguntas de una autoridad, hasta donde el software lo permite.
4. Seguridad
Las medidas vigentes hoy, cada una comprobable, se describen en la página Confianza.
- Las conexiones se cifran con TLS, y los datos almacenados los cifra en reposo el proveedor de alojamiento.
- La base de datos comprueba en cada lectura quién puede leer cada registro, de modo que un estudio no puede llegar a los de otro y cada rol ve solo su parte.
- Los números de tarjeta se escriben en la página del propio Stripe y nunca llegan a DanceFlow.
- Las páginas públicas tienen un límite de peticiones, solo se pueden subir imágenes a la carpeta propia, y los envíos tienen un tope diario.
- No hay certificación SOC 2 ni ISO 27001, ni un informe de pruebas de penetración que compartir.
5. Subencargados
DanceFlow utiliza otras empresas para alojar y prestar el servicio. Aparecen, con lo que hace cada una y cuándo se usa, en la página Subencargados.
Un subencargado nuevo se añade a esa página antes de empezar a usarlo. Un estudio que se oponga puede escribirnos, y puede dejar de usar el servicio y llevarse sus datos.
6. Los derechos de las personas
Las herramientas que tiene un estudio para responder a la solicitud de un alumno, un padre o un profesor:
- Una copia: un propietario o administrador puede descargar todo lo que el estudio guarda sobre un alumno o una familia, como libro de Excel o como JSON.
- Su propia copia: un alumno, y un padre o una madre por sus hijos, puede descargar sus propios datos desde su perfil, salvo que el estudio lo haya desactivado.
- Rectificación: el estudio edita el registro, y cada persona puede editar sus propios datos.
- Supresión: cualquiera puede borrar su propia cuenta en la app. Se eliminan sus datos personales, sus fotos y su nombre en el registro de actividad. Los registros de pagos y los documentos firmados se conservan, porque son los documentos legales del estudio.
- Para lo que la app no pueda hacer, el estudio nos escribe y responde una persona.
7. Si algo sale mal
Si DanceFlow tiene conocimiento de una brecha de seguridad que afecte a los datos de un estudio, se lo comunica al estudio sin dilación indebida, con lo que se sabe: qué ha pasado, qué datos y qué se está haciendo.
Avisar a las personas afectadas y a la autoridad es decisión del estudio como responsable. DanceFlow ayuda con los hechos.
8. Dónde están los datos, y las transferencias
Los registros de un estudio se almacenan en Estados Unidos. Para un estudio en la Unión Europea, el Espacio Económico Europeo o el Reino Unido, eso es una transferencia de datos personales a otro país.
Las cláusulas contractuales tipo que suelen cubrir una transferencia así tiene que firmarlas una empresa registrada. DanceFlow todavía no la tiene, así que esas cláusulas no están en vigor hoy. Tenlo en cuenta en tu propia evaluación antes de introducir en DanceFlow datos personales de esos países.
9. Irse, supresión y copias de seguridad
Un estudio puede llevarse sus datos en cualquier momento: todo el estudio en un libro de Excel o como JSON, desde Ajustes.
Para cerrar un estudio hay que escribirnos. Borramos sus registros y os avisamos cuando esté hecho.
Hoy no hay copias de seguridad restaurables de la base de datos. Tu propia descarga es la copia que conviene guardar. Esta línea cambiará cuando haya copias de seguridad.
10. Cómo usar esta plantilla
Revísala frente a tus propias obligaciones. Si tu estudio necesita esto por escrito entre nosotros, o necesita otras condiciones, escríbenos.
Si esta plantilla y las Condiciones de uso dicen cosas distintas sobre los datos de un estudio, se aplican las Condiciones de uso hasta que se acuerde otra cosa por escrito.
Nuestro objetivo es responder a las solicitudes de privacidad en un plazo de 30 días.